امروزه استفاده‌ی کارآمد از ابزارها و منابع در کنار ارتقاء بهره‌وری در عملکرد و کارآیی می‌تواند نقش مؤثر و بسیار تعیین کننده‌ای در رشد و توسعه روند مدیریت و کنترل پروژه‌ها ایفا نماید. ممکن است شما به همه همکارانتان در پروژه‌های مختلف دسترسی نداشته باشید، شاید قسمتی از کارهای سازمان شما به صورت قراردادی و توسط فریلنسرها انجام شود، شاید بعضی از افراد سازمانتان به صورت دورکاری با شما همکاری دارند. حتی این امکان وجود دارد که مثلا امروز شما نتوانید در دفتر کارتان حاضر شوید. اهمیتی ندارد که افراد سازمانتان کجا باشند، مهم این است که شما بتوانید وظایف را بین افراد مسئول به اشتراک بگذارید، فایل‌ها را به اشتراک بگذارید، از آخرین تغییرات روند پروژه مطلع شوید و قادر باشید که پروژه‌هایتان را از هر جایی مدیریت کنید.